Переход на электронные трудовые книжки планируют начать уже с 1 января 2020 года

Что произойдет с 1 января?

ü Для работников

Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности будет добровольным. Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У этих работников сведения о периодах работы изначально будут формироваться только в электронном виде.

Если гражданин не готов расстаться с бумажной трудовой книжкой, то в течение 2020 года он должен подать заявление работодателю. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

Работники, которые не подадут такого заявления до конца 2020 года, бумажную трудовую книжку получат на руки. И, начиная с 2021 года, весь их трудовой путь будут формироваться только в цифровом формате.

ü Для работодателей

Для работодателей с нового года вводится обязанность ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности (включая сведения о приеме на работу и увольнении). На их основе будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

А уже с 1 января 2021 года в электронной трудовой книжке на основе данных работодателя будут фиксироваться все сведения о приеме, увольнении и прочем, не позднее рабочего дня, следующего за изданием документа.

Работодатель, с численностью 25 и более лиц, представляет сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Для работодателей, которые не подключены к электронному документообороту, ПФР планирует разработать сервис для формирования отчетности в электронном виде, который будет предоставляться работодателям на безвозмездной основе.

За нарушения представления сведений о трудовой деятельности, должностное лицо страхователя будет нести ответственность в соответствии с Кодексом РФ об административных правонарушениях за нарушение трудового законодательства.

Информацию о непредставлении в установленный срок либо представлении неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности работающих лиц территориальный орган ПФР будет направлять в Роструд и его территориальным органам (государственным инспекциям труда) в порядке межведомственного взаимодействия.

Как будет выглядеть новый документ и что отражать?

Электронная трудовая книжка будет представлять собой файл, который будет храниться в системе персонифицированного учета ПФР. Как в бумажном, так и в электронном виде суть трудовой книжки не меняется: это главный документ каждого работающего гражданина.

В цифровом варианте документа будут содержаться следующие сведения о работнике:

· место работы;

· периоды работы;

· должность (специальность, профессия);

· квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);

· даты приема, увольнения, перевода на другую работу;

· основания прекращения трудового договора.

Чем хорош электронный вариант?

При оформлении пенсии трудовая книжка является главным документом, так как она подтверждает факт трудовой деятельности гражданина. Зачастую будущие пенсионеры сталкиваются с проблемами при прочтении записей в трудовой книжке: печати могут быть нечитаемыми, разобрать почерк невозможно, присутствуют ошибки. Кроме того, бумажные трудовые книжки нередко приходят в негодность, их теряют, портят и подделывают. С электронным документом ничего подобного не произойдет.

Кроме того, цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета.

Все сведения своей трудовой электронной книжки гражданин сможет посмотреть в Личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения из электронного документа будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет работодатель, в том числе и по последнему месту работы, а также территориальный орган ПФР или многофункциональный центр (МФЦ). Услуга будет предоставляться экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.